西日本鉄道株式会社様

西日本鉄道株式会社
経営企画本部 IT推進部
課長 是木信幸氏

情報共有基盤として1997年に導入し長年にわたり活用してきた旧システムは、web版へのバージョンアップを経たが、大きな課題を抱えていたと扇野氏は説明する。

「稼働の安定性という面から、利用者や利用頻度の増加に対応できなくなっていました。負荷が高い状態で使い続けていたため、システムがダウンしないように常に監視し、接続制限を頻繁にかけなくてはなりませんでした」

また、旧システムの製品上の問題点もあった。メールの受信フォルダに受信数制限があり、上限を超えてしまうとシステム全体が止まってしまう仕組みになっていたのだ。システム停止を回避するため、メールの受信後、定めた日数を超過するとバッチ処理をして強制的に消していたのだが、それでもしばしば止まりかけることがあったという。

さらに、バックアップをとる際にはシステムを全て止めなくてはならず、やむを得ず深夜に作業をしていたが、夜でも海外とのやりとりが発生する国際物流部門には不便を強いてしまっていた。「システムの機器構成・インフラも陳腐化しており、システムの強化も課題になっていました。当然レスポンスも悪化しており、ユーザ部門からは『普段の業務で当たり前に使いたい道具が使えない』、と苦情があがっていました」(扇野氏)

また、新システムには西鉄グループとしての想いもあった。それまで、グループ内の各会社はバラバラの情報共有基盤を利用しており、不便さを感じていたのだ。「グループ企業間でのやりとりや出向なども多いのですが、道具が違うと情報の伝達がやりづらい。今後のグループ経営を円滑に進めるためにも、コミュニケーションツールを統一することが必要だと考えていました」(扇野氏)

西日本鉄道株式会社
経営企画本部 IT推進部
係長 扇野幸一氏

人事システムとの連携で運用負荷を軽減

ソリューションも決定し、いよいよ構築作業へと入った。ところが、データ移行の段階で会社ごとに移行元となるシステムの運用方法が違う為、予想外に苦労したことがあったという。荒巻氏は次のように当時を振り返った。「データの移行元は人事システムと旧システムの2種類があり、各社の運用方法の違いにより、ある部分は人事システムから、ある部分は旧システムからと、複数の移行パターンを作るのに苦労しました」

運用方法が違えば、マスターとして登録する内容や範囲も異なるため、情報の精度がまちまちになってしまう。そのため、大規模な異動のときには、準備に１ヵ月以上かかっていた。今回、情報整理をし人事システムからの取り込みをツール化した事で、次回の人事異動では格段に作業時間が減る事が予想されるという。

「ただ、やはり運用方法の違いで、取り込みツールを使用出来るのは一部の会社のみに限られていますので、今後は、このツールを拡大していく事でより一層、作業時間の短縮を実現したいと思います」(荒巻氏)

人本番に近い環境での負荷テスト

導入プロジェクトは順調に進み、検証環境も構築された。検証段階で重点的に確認したのは、やはり“安定稼働”だった。そのため、実稼働の半月前に西鉄情報がパイロットでINSUITE®の利用を開始し、何の問題も発生しないことが確認できた。次に実利用時と同等程度の負荷でテストをしてみることになった。負荷テストは、“100名が5分間に100通のメールを一斉に出す”というもの。繰り返しテストを行った結果、負荷も上がらず、運用上も何の支障もないということを確認できた。

「旧システムで一番大きな課題であった“安定稼働”はどうしても気になる部分でしたので、実際の使用環境に近い形で検証をして問題がないということが確認できたのは、大きな安心感につながりました」(宮崎氏)

新旧システムを数日間だけ並行稼働

順調に導入作業が進んでいったが、最後に問題になったのが旧システムから新システムへ切り替えるタイミングである。ある時点で一斉に切り替える方法と、一定期間だけ並行稼働する方法があるが、検討の結果、数日間だけ並行稼働をする方法をとった。

「週の半ばから稼働を開始したのですが、月曜日が最も利用が集中して負荷が高くなることから週明けまで様子を見ていました。月曜日もびくともしなかったのを確認してから旧システムを止めました。並行稼働の期間については『もっと長いほうがいいのでは』という意見もあったのですが、ユーザはどうしても慣れているシステムを使いたがるので、安定稼働を確認できた時点で強制的に止めることにしました」(扇野氏)

検証環境で十分に手ごたえを得てはいたものの、本番では何が起こるかわからない。万が一のことを考えると一斉に切り替えるのはリスクが高いと判断したのだ。もちろん、並行稼働の間はメールを新旧両方のシステムに送られるようにするなど、ユーザの業務に支障をきたさないための準備も万全だった。

「使い方のポリシーは全社にきちんと浸透させてなくてはなりません。『外部に重要な情報を送るときには暗号化をする』などのセキュリティに関すること、『メールのTO/CCの使い分け方』、『掲示板利用の制限事項』などの社内ルール、『メールを随時整理しましょう』、といった利用に関する注意事項などが挙げられます。ごく当たり前の事ばかりですが、常に伝えていかなくては忘れられてしまうので、この機会に改めて説明しました」

全スタッフへのポリシーの周知徹底は一朝一夕にはいかない。ましてやグループ会社を含めてとなると周知度にバラつきが出てしまいがちだ。また、習慣として定着させることができなければ、時間の経過とともにユーザの意識が薄れていってしまう。その点、新システムの導入時は、ポリシーを浸透させるのには絶好のタイミングである。西鉄のように、使い方と同時に説明することによって、自然にポリシーに沿った利用方法を根付かせることができる。また、グループ内のルールが統一されたことで、グループ会社間でもストレスなくスムーズな情報共有が可能になった。

説明会終了後には、自席に戻ったユーザが実際にすぐ触れられるように検証環境を準備。検証環境のなかにマニュアルを配置することで、それを見ながら使ってみることができるようにした。 また、メールを送って『このメールにINSUITE®で返信してみてください』といって試用を促すなど、システム変更への抵抗感をやわらげるための様々な工夫が行われた。

西日本鉄道株式会社
管理本部情報管理グループ
次長 荒巻順一氏

西鉄情報システム株式会社
管理本部情報管理グループ
課長代理 宮崎敬氏

こうして準備万端で　サービスインを迎え、スムーズに利用が開始された。順調に滑り出したINSUITE®利用。ユーザの反応はどうだったのか。

「問い合わせや苦情の電話がたくさん来るのではないかと心配していましたが、意外なくらい少なかったですね。使い方がわからない、といった問い合わせが若干ありましたが、苦情めいたものは無いに等しいです」(荒巻氏)

旧システムで一番の課題であった稼働の安定性についてはどうか。

「体感的にサクサク動いています。当然のことではありますが、各機能がストレスなく動いていることが一番の効果です。さらに、西鉄のみですが、シングルサインオンにより他の社内システムと連携し利便性が向上しました。ポータルを開いておけば、そこが仕事の入り口になります」(扇野氏)

運用にかかる負荷は劇的に軽減されたということですが。

はい。「ひどいときは一日中対応をしていました。常にレスポンスのグラフを監視していて、危なそうになったらすぐに対応しなくてはならなかったのですが、その業務から解放されたのが大きいです」(宮崎氏)