神田外語グループの佐野学園、「SmartDB」で業務の処理時間を大幅に削減総務・人事部門主導で業務デジタル化を実現
株式会社ドリーム・アーツ（東京本社：東京都渋谷区、広島本社：広島県広島市、代表取締役社長：山本 孝昭、以下 ドリーム・アーツ）は、このたび学校法人佐野学園（本社：東京都千代田区、理事長：佐野 元泰、以下 神田外語グループ）が、大企業向け業務デジタル化クラウド「SmartDB®（スマートデービー）」を導入したことを発表します。2021年4月より「SmartDB」を同グループの全職員約300名で利用を開始しました。現在は総務・人事部門を中心に稟議や支払い申請などの業務で利用していますが、今後は教員への利用範囲の拡大も検討しています。
ワークフローからデータベースまで業務要件に唯一対応できる「SmartDB」を採用
神田外語グループは、セントラル英会話学校の開設からスタートし、4つの教育機関と2つの関連企業を展開・運営しています。 総務・人事部門は同グループのバックオフィス業務を担っていますが、紙の申請業務が非常に多く、複雑なフローの業務は申請から承認までの処理時間が2週間以上かかっていました。また、その他の事務作業の効率化や老朽化したシステムの移行も急務となっていました。そこで、神田外語グループはDX（デジタルトランスフォーメーション）の取り組みとして、これらの課題を解決して業務に変革を起こすことが重要と考え、新しいシステムの導入を検討しました。 当初、数十パターンもある複雑な申請フローのデジタル化を目的にワークフローシステムを検討していましたが、業務を棚卸した結果、紙ベースの業務や旧システムから移行すべき業務は70にものぼり、要件としてはデータを蓄積・管理するデータベースとしての機能も必要になることがわかりました。 そして、ワークフローシステムのほかノーコード・ローコード開発が可能なツールなど、さまざまなシステムを調査・検討の末、同グループの要件をすべて満たしているのは「SmartDB」と判断され、採用に至りました。さらに、ドリーム・アーツにはデータ移行や業務の可視化など、業務デジタル化のノウハウがある点も採用の決め手となりました。
「SmartDB」で業務をデジタル化したイメージ
申請業務の処理時間を大幅に削減し、継続的な業務改善も可能に
同グループは、総務・人事部門自らノーコードでまずは10の業務をデジタル化、職員約300名での利用を開始しています。「SmartDB」で複雑な申請フローの業務を自動化・スリム化できたことで、2週間以上かかっていた申請業務は、起案から即日で承認されている申請もあり、承認までにかかる処理時間を大幅に削減できています。
「SmartDB」の導入により、紙・Excelの業務を削減できたことで、申請業務の処理時間の短縮だけでなく、書類を探す時間や印刷コストの削減、文書紛失に対するセキュリティの強化などさまざまな効果が期待されます。これらの業務の改善・効率化によって学生に向き合う時間の創出にもつながるとし、今後は他システムとの連携や教員への利用拡大を検討しています。
佐野学園 法人本部 総務・人事部 シニアマネージャー 藤田 加津氏からのコメント
ドリーム・アーツは、今後も“協創”を理念に掲げ、「現場力強化」「企業競争力向上」に役立つトータルソリューションを提供してまいります。
大企業向けワークフローシステム導入の参考になる資料を公開しました。ぜひご覧ください。
大企業のテレワークを実現する
大企業向けワークフローシステムの必要性と全社利用に必要となる機能とは
組織の中期経営計画に基づいて、逼迫している業務をデジタル化し効率化を図るため、当初は申請業務の複雑な承認フローをカバーできるワークフローシステムを中心に検討していましたが、単なるワークフローシステムだけでは対応できないことが分かりました。しかし、「SmartDB」であれば１つのソリューションで我々が求める要件すべてに対応できると知り、驚くと同時に、私たちの考えるDXを実現できると確信するに至りました。
現在、利用を開始してからまだ1ヵ月ほどですが、すでに業務効率が大幅に向上しました。デジタル化を推進することで職員が本来の業務に注力し、学生と向き合う時間を創出できるようになるなど、DXとしての効果を実感しています。
今後は、多忙を極める教員の業務にも展開を検討し、グループ全体のワークスタイル変革へとドリーム・アーツの支援のもと進めてまいります。