グリー、グループ会社横断の契約管理業務にSmartDB®︎を導入
既存のCLMシステムでは対応できない業務プロセス全体のデジタル化
大企業向けクラウドサービスの株式会社ドリーム・アーツ（東京本社：東京都渋谷区、広島本社：広島県広島市、代表取締役社長：山本 孝昭、以下 ドリーム・アーツ）は、このたびグリー株式会社（本社：東京都港区、代表取締役会長兼社長：田中 良和、以下 グリー）が、契約管理業務において、大企業向け業務デジタル化クラウド「SmartDB®︎（スマートデービー）」を導入したことを発表します。 グリーでは、2024年4月よりSmartDB®︎の本格利用を開始しており、今後はそのほかのシステムもSmartDB®︎に統合可能か検証予定です。
契約管理業務の統合が必要とされた背景
グリーは、ソーシャル・ネットワーキング・サービス（SNS）GREEを創業事業とし、世界初のモバイルソーシャルゲームを開発するなど、日本のモバイルインターネットサービスを牽引してきました。 「インターネットを通じて、世界をより良くする。」というミッションのもと、現在はゲーム・アニメ事業、メタバース事業、DX事業などを展開しています。
20社近くのグループ会社があるグリーにとって、各グループ会社と本社の業務連携は非常に重要です。 とくに事業運営に不可欠な契約管理業務については、両社のやりとりにおいて正確かつスピード感を持って遂行することが求められます。 しかし、利用していた複数システムの機能不足によりさまざまな課題が発生していました。 法務部門への契約審査依頼や捺印申請などでは、既存のワークフローシステムとスクラッチシステムや契約管理に特化したCLMシステム※などを併用。 いずれにおいてもシステム間の連携ができず手作業が発生し、契約書の貼り付け間違いや転記モレなどの人為的ミスが誘発されやすい状態でした。 契約管理業務を含めて年間10,000件の捺印申請に対応するなかで、加えて次のような課題もありました。
【これまでのシステムにおける主な課題】
- 1.過去の契約データを再利用できず契約書の作成に手間が発生
- 2.承認ステップが手動設定のため本来対応すべき担当者からの確認が漏れている
- 3.依頼の発生状況・審査状況が確認しづらく、滞留の検知が困難
- 4.編集権限が制御できず、契約審査の完了後も改ざんのリスクがある
このような状態により法務部門や各グループ会社の事業部からシステムの刷新要望があがりました。
専用システムではカバーしきれない範囲のデジタル化を目指しSmartDB®︎を採用
システムを検討する際に重視したのは、契約管理業務の特定領域だけでなく業務プロセス全体のデジタル化が実現できるシステムであること、今後の事業拡大に伴う利用ユーザーの増加にも対応できる基盤であることでした。 さまざまなシステムを比較検討した結果、以下が評価ポイントになりSmartDB®︎の導入に至りました。
【SmartDB®︎が評価されたポイント】
- 1.豊富な標準機能：申請状況の可視化、過去文書の活用、細やかな権限制御などに対応
- 2.フローの柔軟性：申請者の所属情報で自動的にフロー設定、ルールに則った業務の徹底
- 3.他システム連携：電子契約サービスや社内チャットツールとのシームレスな連携で効率化
- 4.大企業での実績：大企業における契約管理業務のデジタル化の実績が豊富
契約管理業務は2024年1月から一部のグループ会社でのスモールスタートを経て、2024年4月から本格的な利用を開始しています。 今後は契約管理業務以外の範囲での業務デジタル化も検証予定です。
【イメージ：契約管理業務のフロー】
当社はゲーム・アニメ事業、メタバース事業、DX事業などの展開を行っており、これらの事業を円滑に運営するためにも、契約管理業務の効率化が重要でした。 SmartDB®︎は契約管理業務プロセス全体のデジタル化に対応でき、これまでの課題を解決できると確信しています。
また、当社ではさまざまな業務に特化したクラウドサービスを利用しています。 SmartDB®︎は幅広い業務のデジタル化を実現できるサービスのため、契約管理業務以外の範囲への活用拡大も検討し必要に応じてサービスを統合していく予定です。 それを実現するためドリーム・アーツには“協創パートナー”として今後ともご支援いただけることを期待しています。
ドリーム・アーツは、今後も“協創”を理念に掲げ、「現場⼒強化」「企業競争⼒向上」に役⽴つトータルソリューションを提供してまいります。