URリンケージ、事業横断の共通業務基盤としてSmartDB®︎を導入
取引先の契約業務プロセスのデジタル化も推進

　総合的まちづくり・すまいづくり支援企業の株式会社URリンケージ（本社：東京都江東区、代表取締役社長：西村 志郎、以下 URリンケージ）と大企業向けクラウドサービスの株式会社ドリーム・アーツ（東京本社：東京都渋谷区、広島本社：広島県広島市、代表取締役社長：山本 孝昭、以下 ドリーム・アーツ）は、このたびURリンケージが、大企業向け業務デジタル化クラウド「SmartDB®︎（スマートデービー）」を導入したことを発表します。 URリンケージでは、2023年12月よりSmartDB®︎で構築した稟議申請の業務アプリ利用を開始しています。
　そして、2024年8月からは取引先との契約業務プロセス上で、電子契約サービスのクラウドサインとSmartDB®︎の連携も開始します。

総務企画本部所属 導入プロジェクトメンバー

総務部長 兼 情報システム部長　角五秀治（左下）、総務部 次長　荻野正樹（右下）、総務部 総務課 係長　上田京子（中央）、情報システム部 情報システム課 課長　大川道馨（右上）、情報システム部 情報システム課 課長代理　本村直也（左上）

事業横断の業務基盤が必要とされた背景

　URリンケージは、まちづくり・すまいづくりの専門家集団として独立行政法人都市再生機構（UR都市機構）が実施する都市再生、団地再生等の事業・業務支援を通じて培ってきたノウハウでUR都市機構や国・地方公共団体の事業支援を通じて社会に貢献する総合的まちづくり・すまいづくり企業を目指し、2015年に複数会社が合併して全国組織となりました。 2030長期ビジョンのなかではUR都市機構の関連業務と国・地方公共団体支援業務の二本柱の成長ベクトルに合わせたシナジー効果によって新たな成果・成長の実現を掲げています。
　長期ビジョンの実現に向けてそれぞれの事業の強みを活かし相乗効果を生みだすためには、事業横断の意思決定が必要不可欠です。 しかし、稟議申請をふくめた100種類の申請様式は紙でおこなわれており、回付に時間がかかることや過去情報の検索や共有などの課題が浮き彫りに。 さらにオペレーションが曖昧なため意思決定の証跡管理が不十分といったガバナンス面での課題もありました。
　それらの課題を解決すべく事業横断で利用できる業務基盤の検討を開始しました。

シナジー創出を目的とした横断の業務基盤として
SmartDB®︎を採用

　URリンケージが業務基盤を導入するうえで複数のシステムと比較し検討を重ねた結果、今後の活用展開も見据え、以下の点が採用におけるポイントとなりSmartDB®︎の導入に至りました。

　まずは会社の意思決定プロセスとして重要な稟議申請のデジタル化に着手し、2023年12月から本格運用を開始しています。 一般稟議や入札稟議、受発注稟議など複数種類のすべての申請様式への対応により、意思決定プロセスを共通基盤上に統一したことでさまざまな効果を実感。 文書の回付時間は従来の3分の1に短縮されたことに加え、改ざん防止や証跡管理、データの閲覧権限制御によるガバナンスの強化も実現しています。
　また、デジタル化の範囲を拡大するにあたり、業務に精通する自社社員による内製開発を促進する方針です。 業務部門がデジタル人材として自分たちの業務の改善やデータ活用を推進することでさらなる事業横断でのシナジー創出を目指しています。

※ 現場部門（非IT部門）が自らデジタルを活用し、全社のデジタル化を加速させること
https://www.dreamarts.co.jp/democratization/

今後の活用展開～SmartDB®︎と電子契約サービス「クラウドサイン」の連携～

　社内の申請業務はもちろん、社外の関係者とのやり取りにもデジタル化の範囲を拡大する想定です。 取引先との契約業務に着手しており、SmartDB®︎で事前の社内申請をおこなったうえで、承認後に電子契約システムと自動連携し契約締結する一連の流れをデジタル化しています。 契約書の締結先情報を「契約先マスタ」としてSmartDB®︎で管理し、申請時に利用することで申請者の入力ミス防止や手間を減らす工夫を実施。 そのほか稟議情報と紐づけることで契約金額などのデータを自動転記するなど前後工程を含む全体プロセスのデジタル化を実現しています。

SmartDB®︎とクラウドサインとの連携イメージ

株式会社URリンケージ
総務部長 兼 情報システム部長 角五 秀治よりコメント

　当社が目指す総合的まちづくり・すまいづくりには、2030長期ビジョンでも掲げているように、全社のナレッジノウハウを共有・活用していく必要があります。 そのためには業務処理プロセスのデジタル化を進めるとともに「安定（システム稼働）、安全（データ保全性）、安心（社員の信頼性）」を重視した情報システムインフラの改善が欠かせません。
　2015年の合併以降、各社ばらばらに存在していた業務様式を統一しようとしても頓挫してしまった過去もありましたが、SmartDB®︎をシステム基盤として導入できたことでようやくデジタル化への前進ができています。 今後も業務プロセスのデジタル化を自分たちで進め、強力な経営基盤をつくり上げていきたいと考えています。 基幹システムとの連携にも期待しています。

　URリンケージとドリーム・アーツは、今後も“協創”で「現場力強化」「企業競争力向上」の領域において、さらなるパートナーシップを育んでまいります。