「SmartDB」、ISO文書も適切に管理できる「文書改訂機能」をリリース文書管理機能の強化でISO9001/14001に必要な仕組みづくりに貢献
株式会社ドリーム・アーツ（本社：東京都渋谷区、代表取締役社長：山本 孝昭、以下 ドリーム・アーツ）は、このたび大企業向け業務デジタル化クラウド「SmartDB®（スマートデービー）」の最新バージョンにて、正式文書を公開したまま改訂文書のレビューができる「文書改訂機能」の提供を開始したことをお知らせします。本機能の追加で、文書管理機能が強化された「SmartDB」ではISO9001/14001に必要な仕組みづくりを標準機能のみで、より簡単に実現できます。本機能は2021年5月14日より利用可能です。
「文書改訂機能」の概要、開発背景
大企業向け業務デジタル化クラウド「SmartDB」は、ワークフロー機能と文書管理機能を兼ね備えており、複数のシステムを連携させることなく、ワークフローのシステム化と業務で利用する文書の一元管理を実現します。ペーパーレス化やDX（デジタルトランスフォーメーション）を見据えた業務デジタル化の開発基盤として、高水準のセキュリティ基準を要する金融サービス業界の企業をはじめ、大企業を中心とした50万名以上に利用されています。
あらゆる業務にて文書（ドキュメント）は発生することから、企業の経営活動において文書管理は基本業務となっています。ISO（※）で文書管理に関する規定が存在することや、内部統制の仕組みづくりに文書管理が不可欠とされていることからも、その重要性が伺えます。「SmartDB」は文書の公開・改訂に伴う承認依頼や承認経路設定の自動化、バージョン管理、改ざん防止の仕組み化、全文検索など、文書管理に必要な機能が充足しており、これまでにも内部統制の仕組みづくりに必要な文書管理を「SmartDB」で運用しているお客さまもいます。
これまで、文書改訂が発生した際、旧版文書を閲覧できる状態のまま改訂レビューを回し、承認完了後に新版文書に差し替える、という処理は軽微な（ローコード）開発で実現していました。より簡単に本処理を実現したいという多くのニーズを受け、今回、標準機能（ノーコード）として、本機能の実現に至りました。標準機能になったことで、画面上の設定のみで、より簡単・スピーディに文書改訂の仕組みを実現できるようになりました。複雑な文書管理の仕組みを業務部門（非IT部門）でも簡単に実現できることから、「SmartDB」ご利用のお客さまより、ISOに関する文書の管理にぜひ利用したいという声をいただいています。「SmartDB」を文書管理の基盤として利用することは、文書の公開・改訂レビューの最適化や業務標準化を実現できることになり、ISOや内部統制で必要な仕組みづくりにつながるだけではなく、提供サービスの品質向上と業務の効率化・生産性の向上にもつながります。
※ISO（International Organization for Standardization：国際標準化機構）：
ISO9001（品質マネジメント）、ISO14001（環境マネジメント）など、多岐にわたる企業活動について定められた国際ルール。「第三者による審査」が必要なため、認証の取得は国際優良企業として社内外からの「信頼」獲得につながる。
「文書改訂機能」の詳細
本機能は、文書の公開・改訂時に利用します。機能詳細とそのメリットは以下の通りです。
1.文書公開
・公開レビューの承認が完了次第、正式文書が公開され、利用開始となる
メリット：公開レビュー中の作業中文書は利用者に公開されない
2.文書改訂
・旧版を公開したまま、新版レビューの承認処理を実施することができる
・新版レビューの承認が完了後に旧版と自動で差し替え
メリット：新版レビュー中も旧版の利用を停止する必要なし、新旧混在の防止、新版の即時公開を実現
【イメージ：ISO9001の文書管理要件に高度に対応する「SmartDB」】
「文書改訂機能」の活用シーン（例）
社内規定、作業手順書、内部監査チェックシート、就業規則、製品資料（マニュアル、設計書）など、厳正な管理のもと公開・改訂時にレビューが必要な文書の管理で活用されます。
発売日および価格について
「SmartDB」は、500名まで月額500,000円（税抜）でご利用可能です。501名以上は個別お見積りとなります。本機能は「SmartDB」をご利用のお客さま（※）であれば、標準機能として利用でき、追加料金は発生しません。また、2021年5月14日より提供を開始しています。
※「SmartDB」をDCS版、オンプレミス版、 SmartDBオンデマンド版、SmartDB SL版でご利用のお客さまは、Ver.5.1以降でご利用いただけます。
ドリーム・アーツは、今後も“協創”を理念に掲げ、「現場力強化」「企業競争力向上」に役立つトータルソリューションを提供してまいります。
こちらより文書管理に関する資料をダウンロードいただけます。
ペーパーレス化・文書管理システム検討時に重要なポイントとなる、「業務文書管理」はどうしたら実現できるのか。実現するコツや事例・実現に役立つ「SmartDB」の機能についてご紹介しています。製品検討にお役立てください。
