学研ココファン、SmartDB®︎でグループ全社の業務帳票数を約85%削減
全国300拠点で利用、今後介護職員含め3,000名に展開予定

10年以上利用した国産グループウェアを刷新

　学研グループの学研ココファンは、サービス付き高齢者向け住宅の企画・開発・運営をはじめとする介護・福祉事業を手掛けており、入居率は過去最高水準で推移するなど事業を拡大しています。
　介護業界では介護サービスの需要が高まるなか、高齢者・要介護者の増加ペースに対し、働き手の不足に陥っています。 そこで、学研ココファンではIT導入および活用促進により業務効率を高め、介護職員の負担軽減に向けた施策の検討が急務になっていました。
　これまでの業務は、10年以上前に導入した国産の既存システムで電子化はしていたものの、類似する業務でも会社毎に複数の申請書を入力しなければならない、どこまで申請が進んでいるのか進捗が把握しにくい、他のシステムと連携する際はCSVを介してデータを手動で登録するしかないなど、業務の最適化ができていませんでした。 そのため既存システムで実現できない業務は紙やExcel、メールでの運用にせざるを得ない状況に。 現場の業務負荷に加えて本部でも、各拠点の顧客入居率など業務で経営に直結する重要情報は、全国200以上の拠点からの膨大な報告内容を、手作業でExcelに集計していました。 帳票もすべてExcelで管理しており、リアルタイムで情報資産を共有できず経営に活用しきれていないなどの課題がありました。
　こうした状況のなか、旧システムでは実現できなかった現場負荷の削減と、未だ残るアナログ業務のデジタル化を実現するため、システム連携をシームレスに行う、グループ共通の新たな業務デジタル化基盤としてSmartDB®︎の導入に至りました。

グループ全体の業務帳票を集約し約85%削減

　学研ココファンが新システムを導入するうえで重要視したのは、「グループ横断業務など複雑な業務フローを柔軟に実現できるワークフロー機能」「データ活用を最大化しシステム連携を容易にする豊富なAPI」、それでいて「ノーコードで開発できる基盤」でした。
　他社システムと比較し検討を重ねた結果、これらすべての要件を高い水準で満たしていたSmartDB®︎が適切だと評価されました。

　現在はグループ全体で約1,000名がSmartDB®︎を利用しています。 IT部門が主体となり、フロント業務の「入居実績報告」「デイサービス実績報告」「高齢者住宅の入居・退去申請」やバックオフィス業務の「人事決裁業務」「リース品管理」など幅広い業務のデジタル化を推進しています。

【SmartDB®︎でデジタル化した業務一覧（一部対応予定も含む）】

　SmartDB®︎導入後、類似内容の申請を複数回しなくてはいけなかった当初の課題は、申請フォームを内容に応じて動的に表示の出し分けが可能になったことで、1つの帳票への入力で済むようになりました。 旧システムの移行は完了、150以上あった申請を共通化・集約することで25のアプリまでに削減し、グループ全社の業務帳票数を約85%削減しました。
　また柔軟な権限設定で共有先に応じた情報の閲覧制御ができるため、スムーズな情報連携が可能に。 さらに、さまざまな外部システムとも連携実績があるSmartDB®︎を導入したことで、組織変更や異動に伴うシステム対応にかかる時間が約80％短縮されたなどの効果が出ています。

　ドリーム・アーツは、今後も“協創”を理念に掲げ、「現場力強化」「企業競争力向上」に役立つトータルソリューションを提供してまいります。