生産性を上げる会議術【全12回】

こういう会議は時間が無駄になるだけでなく、参加者のやる気を著しく低下させてしまう。では、どのようにすればよいのだろうか。
今回は、創造性に関するさまざまな研究結果を踏まえながら、創造性を高める企画会議の進め方を紹介する。

その印象のとおり、業務改善と業務改革には違いがある。業務改善は、現行の業務プロセスや組織体制をあまり変えることなく、今の仕事をより良くしようとする取り組みであるのに対して、業務改革では、業務プロセスや組織体制も含めた抜本的な見直しが行われる。

そして、部下に詳しく調べさせようとして、会議のたびに部下の仕事が増えていくといった話はよく耳にする。そこで、今回は会議で余計な仕事を増やさないためのテクニックについて取り上げてみよう。

確かに最新の技術は取り入れており、多少の話題にもなったが、ビジネス化にはまったく結び付いていない」「アイデア出し、社内公募、オープンイノベーション、アクセラレーションプログラムなど、過去にもいろいろやっていたが、ビジネス化できなかった実績ばかりが積み上がり、そのうちだれも応募しなくなってしまった。今や新規事業部は、担当役員の思い付きを、中途半端に形にするだけの部門に成り下がっている」。

第3回「会議の設計の仕方　人選・環境・時間編」でも取り上げたが、会議でのアイデア出しはあまり効率がよくない。特に参加者が６人以上の場合、各自がバラバラにアイデアを出した方が質・量ともに上回るという実験結果もある。

筆者自身にも類似の経験があるし、周囲の人からもよく耳にする。いかに会議で効率よく議論がなされ、決定が下されたとしても、実行されなければなんの意味もない。そこで今回は、意思決定がされた後に皆が動きだすまでの心理メカニズムを考察し、その対策について考えてみよう。

実際にそこまでフォローできていない会社は多い。社内会議の議事録をわざわざ見ている人は少なく、せっかく議事録を書いても誰からもフィードバックが得られず無駄に終わるケースもよくある。
そこで、社内会議では議事録を廃止する会社も増えてきた。会議中にホワイトボードを用いて議論を整理し、最終的にそれを写真で撮影すれば議事録代わりとして十分という割り切りだろう。

この絵で書かれた議事録のようなものは、ちまたではグラレコというらしい。ただ、これを知ったからといって、絵心もないし大きなイベントを主催することもない自分には、特に関係ないと思っていた。

号令を出すのは簡単だが、この号令で実際に動く担当者は大変な目にあうことになる。特に、既存事業から突然引き抜かれた新規事業担当者は、なにをすればよいのかわからず、これまで既存事業でうまくいっていたやり方をそのままやってしまいがちだ。

会社のお金を使って100万円の買い物をする際は、もっと慎重に費用対効果などの検証がなされ、きちんと効果が出るように準備と努力をするはずだ。会議についても同じく、相応の準備が必要ではないだろうか。会議の準備の際にポイントとなるのが「会議の設計」であり、前回は、アジェンダ（議題）のつくり方を紹介した。
今回は人選・環境・時間という観点から、会議の設計をする際に役立つポイントを紹介する。

アジェンダレス会議の問題

目的が不明確な会議、アジェンダのない会議では、次のような問題がよく発生する。
まず、目的とアジェンダが事前に共有されていないと、だれも会議に向けて、考えをまとめ、事前に調査を済ませておくなどの準備ができない。結果、みんなその場の思いつきでベラベラと話し始め、話が長くなってしまう。そして、ありきたりなアイデアしか出ないという結果になりやすい。－

「無駄だ、無駄だ」と言いつつも、いろいろな会議をはしごしていると、一定の充実感があって、仕事をしたような気分になるのも否めない。そして、なかには単なるドライな意思決定だけでなく、重要な気づきややる気が得られるような会議もある。
時間が奪われるだけの無駄な会議と、アイデアや気づき、やる気が得られる創造的な会議の違いはなんなのだろうか？－